Elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1

Das Verfahren

Mit dem elektronischen Verfahren zur Beantragung einer A1-Bescheinigung sowie der Beantragung einer Ausnahmevereinbarung sollen weitere Prozesse optimiert werden. Arbeitgeber müssen für ihre Arbeitnehmer*innen, die vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder in die Schweiz entsandt werden, Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung elektronisch an die zuständige Stelle übermitteln. Das elektronische Verfahren gilt für Arbeitnehmer*innen der Privatwirtschaft (Artikel 12 Absatz 1 VO (EG) Nr. 883/2004) und Arbeitnehmer*innen des öffentlichen Dienstes (Artikel 11 Abs. 3 Buchst. b VO (EG) Nr. 883/2004). Darüber hinaus kann auch für verbeamtete Personen (ebenfalls Artikel 11 Abs. 3 Buchst. b VO (EG) Nr. 883/2004) die Ausstellung einer A1-Bescheinigung elektronisch beantragt werden.

Das elektronische Verfahren gilt nicht für Selbständige, Mehrfachbeschäftigte oder für Entsendungen in andere Länder als die oben genannten.

Die Beantragung erfolgt aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe. Die zuständige Stelle übermittelt dann gemäß § 106 SGB IV die Bescheinigung oder die Mitteilung, warum diese nicht ausgestellt werden kann, ebenfalls auf elektronischem Wege.

Das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 ist ab dem 1. Juli 2019 für Arbeitgeber und die am Verfahren beteiligten Stellen verpflichtend.

Die Rentenversicherung ist für die Ausstellung einer A1-Bescheinigungen für Personen zuständig, die nicht Mitglied der gesetzlichen Krankenversicherung (pflichtversichert, freiwillig versichert oder familienversichert) und nicht Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind. Darüber hinaus ist das elektronische Verfahren nur für Arbeitnehmer*innen und ggf. für verbeamtete Personen zu nutzen.

Das Antragsformular für verbeamtete Personen, die das elektronische Verfahren nicht nutzen, finden Sie hier:

Antragsformular für Beamte

Für die übrigen Personenkreise (z. B. Selbständige und Mehrfachbeschäftigte) gilt weiter das bisherige Verfahren in Papierform.

Für Arbeitnehmer*innen, die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, pflicht- oder familienversichert sind, ist die entsprechende Krankenkasse zuständig. Dies gilt auch, wenn neben dieser Versicherung eine private Zusatzversicherung besteht. Entsendungen für Mitglieder einer berufsständischen Versorgung (Ärzte, Apotheker, etc.) regelt die ABV (Arbeitsgemeinschaft der Berufsständischen Versorgungseinrichtungen) in Berlin. Eine Registrierung für die Nutzung des Verfahrens (wie beispielsweise für das Verfahren „Gesonderte Meldung“) ist nicht notwendig.

GKV-Datenaustausch

Alle technischen und fachlichen Informationen zum Verfahren werden von der Krankenversicherung auf folgender Seite veröffentlicht und aktualisiert:

Entsendung

Häufig gestellte Fragen

Für Arbeitgeber:

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Eine A1-Bescheinigung dokumentiert, welches Recht für eine Person anzuwenden ist, sofern sie grenzüberschreitend erwerbstätig ist. Damit sollen auch Doppelversicherungen vermieden werden.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer, der bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber in Deutschland arbeitet, soll für diesen Arbeitgeber für zwölf Monate in Frankreich arbeiten. Damit Frankreich keine Beiträge erhebt, kann der Arbeitnehmer mit der A1-Bescheinigung nachweisen, dass er weiter den deutschen Rechtsvorschriften unterliegt.

Die gesetzlichen Krankenkassen, die gesetzliche Rentenversicherung und die ABV in Berlin haben über einen Antrag eines Arbeitgebers auf Ausstellung einer Bescheinigung über die Fortgeltung der deutschen Rechtsvorschriften (A1-Bescheinigung) für einen Beschäftigten zu entscheiden. Dies gilt für Beschäftigte, die vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder in die Schweiz entsandt werden sollen.

Was ist das A1-Verfahren?

Gemäß § 106 Absatz 1 des Vierten Sozialgesetzbuches (SGB IV) ist das A1-Antrags- und Bescheinigungsverfahren für bestimmte Personenkreise – dies sind in der Regel Arbeitnehmer*innen – nur noch elektronisch zulässig. Der Arbeitgeber muss den Antrag elektronisch stellen und die zuständige Stelle hat den Antrag elektronisch anzunehmen und zu verarbeiten. Die zuständigen Träger stellen die A1-Bescheinigung aus und übermitteln die A1-Bescheinigung mittels elektronischer Datenübermittlung an den Arbeitgeber.

Wie kann ich am digitalen A1-Verfahren teilnehmen?

Um das digitale A1-Verfahren zu nutzen, benötigen Sie eine systemgeprüfte Lohnsoftware mit einem entsprechenden Zusatzmodul für A1. Sollte Ihnen dieses nicht zur Verfügung stehen, können Sie die kostenlose Ausfüllhilfe „sv.net“ nutzen. Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Softwareanbieter.

Eine Registrierung für das A1-Verfahren ist nicht notwendig.

Welche Voraussetzung muss vorliegen?

Die Person, die eine A1-Bescheinigung erhalten soll, muss über eine Versicherungsnummer verfügen. Sofern eine Versicherungsnummer nicht vorhanden ist, ist diese vom Arbeitgeber zu beantragen.

Für wen ist der digitale A1-Antrag gedacht?

Das digitale A1-Verfahren kann grundsätzlich für alle Arbeitnehmer*innen der Privatwirtschaft und des öffentlichen Dienstes, sowie für verbeamtete Personen genutzt werden.

Für bestimmte Personenkreise ist die Teilnahme am digitalen Verfahren jedoch nicht möglich. Hierzu gehören Selbständige, Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten der EU arbeiten, sowie Personen, die im Rahmen eines bilateralen Sozialversicherungsabkommens entsandt werden (z. B. in die USA oder nach China).

Wann ist eine A1-Bescheinigung zu beantragen?

Eine A1-Bescheinigung ist grundsätzlich im Voraus zu beantragen, wenn Arbeitnehmer*innen vorübergehend in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz arbeiten sollen.

Nähere Informationen dazu hat die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) hier bereitgestellt:

www.dvka.de

An wen muss der Arbeitgeber den digitalen Antrag senden?

Ist der Beschäftigte, der ins Ausland entsendet werden soll, in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, familien- oder pflichtversichert, ist der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung bei seiner gesetzlichen Krankenkasse zu stellen.

Für Personen, die einer berufsständischen Versorgung angehören, ist der Antrag über den Datenservice für berufsständische Versorgungseinrichtungen (DASBV) an die ABV (Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen) in Berlin zur richten. Dies gilt für die Personen, die ausschließlich über eine private Krankenversicherung verfügen.

Für Arbeitnehmer*innen, die weder Mitglied einer gesetzlichen Krankenversicherung noch einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind, ist der Antrag über die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) an den zuständigen Rentenversicherungsträger zu senden. Dies sind Personen, die ausschließlich über eine private Krankenversicherung verfügen.

Ich bin selbstständig. Kann ich einen digitalen A1-Antrag stellen?

Nein. Die A1-Bescheinigung müssen Selbständige wie bisher schriftlich beantragen. Eine Integration in das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren für Arbeitnehmer*innen ist nicht möglich. U. a. würde eine Betriebsnummer benötigt, die für Selbständige regelmäßig nicht besteht. Einen A1-Antrag finden Sie unter folgendem Link:

Vordruck A1

An einer digitalen Lösung arbeiten die Rentenversicherungsträger auch mit Blick auf die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes. Zum jetzigen Zeitpunkt ist noch nicht absehbar, bis wann und in welchem System eine solche Lösung für Selbständige tatsächlich angeboten werden kann.

Ich entsende einen Beamten. Benötigt dieser eine A1-Entsendung?

Auch verbeamtete Personen benötigen eine A1-Bescheinigung. Für sie gelten aber andere Regelungen als bei Arbeitnehmer*innen der Privatwirtschaft. Der Antrag kann - soweit er in die Zuständigkeit der deutschen Rentenversicherung fällt - ebenfalls im elektronischen Verfahren gestellt werden. Die Rentenversicherung ist auch hier nur zuständig, wenn verbeamtete Personen nicht gesetzlich, sondern ausschließlich privat krankenversichert sind.

Muss ich mich für das A1-Verfahren registrieren?

Nein, eine Registrierung ist nicht notwendig.

Seit wann ist eine Antragstellung auf elektronischem Wege möglich?

Bereits seit Januar 2019 sollte jeder Arbeitgeber über eine systemgeprüfte Software für das A1-Verfahren verfügen. Bei Rückfragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Softwareanbieter.

Muss ich am digitalen A1-Verfahren teilnehmen?

Seit dem 1. Juli 2019 ist für Arbeitnehmer*innen nur noch eine elektronische Antragstellung zulässig. Die Verwendung von Antragsvordrucken ist ab diesem Zeitpunkt bei Entsendung von Arbeitnehmer*innen in die genannten Staaten unzulässig. Eine Antragstellung per E-Mail, auch über den Firmenservice, ist aus Gründen des Datenschutzes generell nicht zulässig.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, regelmäßig (mindestens einmal wöchentlich) Daten vom Komm-Server der Rentenversicherung abzuholen.

Für welche Länder werden A1-Bescheinigungen benötigt?

Soweit Arbeitnehmer*innen im Auftrag ihres Arbeitgebers für diesen zeitlich im Voraus auf maximal 24 Monate befristet in einem anderen Mitgliedstaat der EU, des EWR oder der Schweiz eine Beschäftigung ausüben, kann die Anwendung deutscher Rechtsvorschriften durch eine A1-Bescheinigung nachgewiesen werden.

Die A1-Bescheinigung ist nur für die Mitgliedstaaten erforderlich, in denen eine Erwerbstätigkeit tatsächlich ausgeübt wird. Die reine An- und Rückreise durch weitere Mitgliedstaaten - ohne Ausübung der Erwerbstätigkeit - gehört nicht dazu. Dienstliche Telefongespräche oder beispielsweise E-Mails während des Transits sind marginal und bleiben außer Betracht.

Der tatsächliche Einsatz und die zeitliche Begrenzung müssen vor der Arbeitsaufnahme im anderen Mitgliedstaat feststehen. Pauschale Anträge mit Angabe einer fiktiven Dauer von 12 oder 24 Monaten und für mehrere Länder gleichzeitig wären daher abzulehnen.

Bei Entsendung in Staaten außerhalb der EU, des EWR bzw. der Schweiz, mit denen Deutschland durch ein Sozialversicherungsabkommen verbunden ist (z. B. USA oder China), sind besondere Anträge und Bescheinigungen zu verwenden. Diese Anträge sind immer außerhalb des elektronischen Verfahrens zu stellen.

Wie lange dauert die Bearbeitung eines A1-Antrages?

Die Entscheidung zu elektronisch gestellten Anträgen ergeht regelmäßig innerhalb von 3 Tagen nachdem festgestellt ist, dass die deutschen Rechtsvorschriften weiterhin anzuwenden sind. In Einzelfällen kann aufgrund des erheblichen Anstiegs der Zahl der Anträge und Anfragen die Bearbeitungszeit bis zu vier Wochen betragen. Die Bearbeitungsdauer ist bei den Rentenversicherungsträgern unterschiedlich. 

Wie erhalte ich die A1-Bescheinigung?

Sie erhalten die A1-Bescheinigung in aller Regel auf dem elektronischen Weg. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass die A1-Bescheinigung in Papierform übersandt wird.

Wo finde ich Hilfe im Einzelfall?

Gerne helfen wir Ihnen im Einzelfall weiter. Bitte wenden Sie sich an unseren Postkorb rvbea@drv-bund.de.

Wir benötigen allerdings grundsätzlich weitere Informationen von Ihnen:

  • Um welches Teilverfahren handelt es sich?
  • Wie lautet die BBNR des Arbeitgebers?
  • Wie lautet die BBNR des Absenders (wenn nicht identisch zur BBNR des Arbeitgebers)?
  • Sofern vorhanden geben Sie bitte die Versicherungsnummer des betroffenen Versicherten/Arbeitnehmers an.
  • Wann haben Sie die Anfrage abgeschickt (so genau wie möglich)?
  • Bitte schildern Sie uns welche Schritte Sie vornehmen konnten (z. B. Ausfüllen des Antrages, Speichern, Ablage im Ausgang, Versand.
  • Haben Sie eine Eingangsbestätigung erhalten?
  • Woran haben Sie gemerkt, dass ein Fehler aufgetreten ist? etc.
  • Wurde Ihnen von uns ggf. eine eindeutige ID zurückgemeldet? Vor allem die Request-ID? Wie lautet diese?

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir Ihnen nur dann im Einzelfall helfen können, wenn wir diesen auch identifizieren können.

Für Softwareanbieter:

Muss ich A1 anbieten?

Die Einbindung der entsprechenden Module in die Lohnsoftware ist seit dem 01.01.2019 verpflichtend (obligatorisch).

In welchem Format erfolgt der Datenaustausch?

Alle Datensätze im Verfahren rvBEA sind im XML-Format aufgebaut. Es gibt sowohl für die Antragstellung auf Ausstellung einer A1-Entsendebescheinigung einen Datensatz (DXA1) als auch für die Übermittlung der A1-Entsendebescheinigung (DXAB). Daneben gibt es noch einen Datensatz für eine Ablehnung (DXAA) sowie für die Beantragung einer Ausnahmevereinbarung (DXAV). Die näheren Beschreibungen können der Homepage https://www.gkv-datenaustausch.de/ entnommen werden. Sie finden diese unter den Rubriken Arbeitgeberverfahren und Entsendung.

Wie kommuniziert die Rentenversicherung im A1-Verfahren mit den Lohnabrechnungssystemen?

Die Rentenversicherung stellt auf einem eXTra-Server die A1-Bewilligung oder die A1-Ablehnung für Sie bereit. Diese müssen Sie mithilfe ihrer Lohnsoftware abholen.
Die Abkürzung „eXTra“ steht für „einheitlichen XML-basierten Transportarchitektur“. Details hierzu können der Homepage http://www.extra-standard.de/ entnommen werden.

Wo finden wir Informationen zur Anbindung an den Komm-Server der Krankenkassen?

Informationen hierüber können Sie der Homepage https://gkv-ag.de/datenaustausch/gkv-kommunikationsserver/ entnehmen. Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an den Spitzenverband der Krankenkassen (GKV).

Wo finden wir Informationen zur Anbindung an den Komm-Server der Rentenversicherung?

Der neue SOAP-Webservice ermöglicht Ihnen zukünftig alle Informationen an die DSRV an eine Adresse zu senden. Die übermittelten Daten werden anhand der eXTra-Parameter dem richtigen Fachverfahren zugeordnet.
Die bisherige Anbindung an den Komm-Server über eine „REST-Schnittstelle“ wird bis auf weiteres ebenfalls mit angeboten. Nähere Informationen dazu sind unter http://www.extra-standard.de/verfahren-nutzen/registrierte-verfahren/rvbea.html veröffentlicht. Hier finden Sie die jeweils aktuellen Schemata, Schnittstellenbeschreibung und WSDL zum Download.

Wo finden wir Informationen zur Anbindung an den Komm-Server der DASBV für berufsständische Versorgungseinrichtungen?

Bitten wenden Sie sich hierfür an den Datenservice für berufsständische Versorgungseinrichtungen GmbH (DASBV). Kontaktdaten finden Sie auf der Homepage der DASBV: https://www.dasbv.de/

Wie müssen wir die Parameter für den eXTra-Server der Rentenversicherung befüllen?

Folgende Parameter müssen für eine Registrierung im eXTra-Standard befüllt werden:

Attribut Profile=http://www.extra-standard.de/profile/rvBEA/1.0

Procedure=rvBEA

Datatype = http://www.extra-standard.de/datatypes/A1

Wie können wir A1 testen?

Bitte setzen Sie sich per Mail über rvBEA@DRV-Bund.de mit dem rvBEA-Team in Verbindung. Die rvBEA-Mitarbeiter werden sich aufgrund der Mail mit Ihnen in Verbindung setzen. Bitte geben Sie Ihre Kontaktdaten inklusive Telefonnummer mit an.

Downloads

Im folgenden Downloadbereich finden Sie alle fachlichen Informationen für den richtigen Einsatz des Verfahrens und technische Informationen für Softwareentwickler.

XML-Beispiele für das Verfahren A1

Zusatzinformationen

Support

Wenn Sie ein Problem oder eine Störung zu den Verfahren der DSRV melden möchten, können Sie dies bequem über das folgende Formular erledigen.

Für den direkten Kontakt, können Sie sich gern an unsere Hotline wenden. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag in der Zeit von 7:00 bis 18:00 Uhr.

Anschrift

Deutsche Rentenversicherung Bund
Standort Würzburg

Berner Straße 1
97084 Würzburg

Tel. +49 931 6002 - 0

Fax +49 931 6002 - 73203

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