Die Zugangsberechtigungen zu den Verfahren der Deutschen Rentenversicherung werden in einem eigenen Verfahren verwaltet. Dies ist die Anwendungskomponente Benutzerverwaltung NOVA (NOVA = Nutzer – Organisation – Verfahren – Administration).
Mit NOVA werden die erforderlichen Daten der externen Partnerorganisationen sowie deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verwaltet. Es werden Zugangswege (Authentifizierungsarten) zugeordnet und Rollen und Rechte zugewiesen. Auch Zulassungen und Sperrungen werden über NOVA vorgenommen.

Nutzerinnen und Nutzer von Verfahren sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der externen Partner, die potentielle Rollen und Zugangswege zu den Verfahren der Deutschen Rentenversicherung besitzen. Diese Personen sind keine Anwender der NOVA, sondern Anwender der durch NOVA verwalteten Verfahren der Deutschen Rentenversicherung.

Die externen Partner können der Deutschen Rentenversicherung Personen nennen, um als Administratoren die Daten ihrer an Verfahren teilnehmende Organisation in NOVA eigenständig zu pflegen. Je nach Ausprägung der Rolle können die Administratoren die Daten der ihnen zugeordneten Organisationen pflegen oder darüber hinaus weitere Suborganisationen innerhalb des eigenen Geltungsbereichs erstellen und verwalten.