FAQs zur Nutzung der Anwendung eRechnung

Haben Sie Fragen zum Verfahren eRechnung? Hier finden Sie die passenden Antworten.

Allgemeines

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine Rechnung ist eine elektronische Rechnung (eRechnung), wenn sie in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Ein reines PDF-Dokument, eine eingescannte oder fotografierte Papierrechnung sind beispielsweise keine elektronischen Rechnungen.

Weitere Infos erhalten Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards: https://www.xoev.de

Für wen gilt die elektronische Rechnung?

Am 27. November 2018 trat die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes in Kraft.

§ 11 E-Rech-VO regelt, dass ab dem 27. November 2019 alle Bundesbehörden (somit auch die Deutsche Rentenversicherung Bund und die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) zur Annahme elektronischer Rechnungen, unter Verwendung des Standards XRechnung nach § 4 Abs. 1 E-Rech-VO verpflichtet sind.

Für Landesbehörden (RV-Regionalträger) und Kommunen gilt gemäß EU-Richtlinie eine Frist bis zum 18. April 2020.

Ausnahme: Rechnungen bis zu einem Direktauftrag bis 1.000 Euro müssen nicht elektronisch eingereicht werden.

Welche Rechnungen müssen elektronisch eingereicht werden?

Alle Rechnungen ab 1.000 EUR müssen zukünftig elektronisch übermittelt werden, sofern Ihnen bereits vom Auftraggeber eine Leitweg-ID mitgeteilt wurde.

Welche Vorteile bringt die elektronische Rechnung?

Kostenersparnis, kürzere Bearbeitungszeiten, ökologischer Vorteil

Wie sieht der Zeitplan für die Einführung und Nutzung der elektronischen Rechnung aus?

Ab November 2019 stellt die Rentenversicherung ein elektronisches Annahmeverfahren zur Verfügung. Ab November 2020 müssen dann alle Rechnungen ab 1.000 EUR elektronisch eingereicht werden.

Was wird benötigt, um eine elektronische Rechnung einreichen zu können?

Grundsätzlich können Sie die Web-Anwendung mit jedem herkömmlichen Browser (z.B. Microsoft Edge oder Mozilla Firefox) nutzen. Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen müssen sich die Rechnungssteller*innen registrieren lassen. Die Registrierung ist kostenfrei.

Das Antragsformular können Sie herunterladen und im Acrobat Reader ausfüllen.

Antragsformular eRechnung

Über welche Wege kann eine elektronische Rechnung an die DRV eingereicht werden?

Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen steht den Rechnungssteller*innen nach der Registrierung eine Web-Erfassung und ein Upload zur Verfügung.

Welche Typen von elektronischen Rechnung können eingereicht werden?

Das Verfahren unterscheidet grundlegend zwischen zwei Rechnungstypen:

  • RV-Rechnungen, beispielsweise für ambulante Rehabilitationsmaßnahmen und
  • BW-Rechnungen, beispielsweise Lieferantenrechnungen, Softwarelizenzen, Büromaterial.

Können Anlagen mitgeschickt werden?

Die Anzahl der Anlagen ist auf 20 beschränkt bzw. die zulässige Größe aller Anlagen darf max. 11 Megabyte betragen. Aktuell können nur PDF-Dateien als Anlagen eingereicht werden.

Wie kann ich eine bereits eingereichte Rechnung korrigieren oder stornieren?

Wie bei einer herkömmlichen Rechnung auf Papier auch, müssen Anpassungen oder Stornierungen bilateral mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. Das elektronische Verfahren nimmt solche Änderungen derzeit nicht entgegen. Die wiederholte Übermittlung von elektronischen Rechnungen aufgrund von inhaltlichen Änderungen darf nicht erfolgen.

Was ist die gesetzliche Grundlage für die elektronische Rechnungsverarbeitung bei Behörden in Deutschland?

Am 27. November 2018 trat die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes in Kraft. § 11 E-Rech-VO regelt, dass ab dem 27. November 2019 alle Bundesbehörden (somit auch die Deutsche Rentenversicherung Bund und die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) zur Annahme elektronischer Rechnungen, unter Verwendung des Standards XRechnung nach § 4 Abs. 1 E-Rech-VO verpflichtet sind. Für Landesbehörden (RV-Regionalträger) und Kommunen gilt gemäß EU-Richtlinie eine Frist bis zum 18. April 2020.

Ausnahme: Rechnungen bis zu einem Direktauftrag bis 1.000 Euro müssen nicht elektronisch eingereicht werden.

Wer hat festgelegt, welche Daten in der elektronischen Rechnung enthalten sein müssen?

Die elektronischen Rechnungen für die Rentenversicherung sind alle im Rahmen der festgelegten Standards von XRechnung entwickelt worden. Es wurden keine zusätzlichen Felder aufgenommen. Daher ist auch die Verarbeitung von Dateien aus externen Softwareprodukten, die sich am XRechnung-Standard orientieren, problemlos möglich.

Meine eingereichte Rechnung wurde noch nicht bezahlt - an wen kann ich mich wenden?

Bitte wenden Sie sich direkt an den Auftraggeber.

Wo finde ich Maßnahmeart und Maßnahmenummer für RV-Rechnungen?

Diese Pflichtangaben in RV-Rechnungen werden Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt.

Wie kann eine bereits vorhandene eRechnung im XML-Format (XRechnung-Standard) übermittelt werden?

Eine vorhandene eRechnung im XML-Format kann nach der Registrierung als Upload übermittelt werden.

Kann ich auch XML-Rechnungen im alternativen Rechnungsstandard "ZUGFeRD" einreichen?

In der aktuellen Ausbaustufe werden "ZUGFeRD"-Rechnungen noch nicht angenommen.

Entfällt der Rechnungsversand für Rehabilitationsleistungen gemäß § 301 SGB V durch das Verfahren "eRechnung"?

Nein. Die Leistungen, die im Reha-Datentauschverfahren nach § 301 SGB V elektronisch abgerechnet werden, sind vom Verfahren eRechnung ausgenommen.

Registrierung

Ist die Anmeldung/Registrierung in eLogin kostenpflichtig?

Die Registrierung ist kostenfrei.

Wo kann ich mich für eLogin anmelden bzw. registrieren?

Die Registrierung ist kostenfrei. Das Antragsformular können Sie herunterladen und im Acrobat Reader ausfüllen.

Antragsformular eRechnung

Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen (Passwort vergessen)?

Auf der Startseite von "eLogin" finden Sie unten links auch einen Button "Kennwort zurücksetzen". Bei weiteren Problemen wenden Sie sich bitte an unsere Hotline (Tel: 0931 6002-73500 oder per E-Mail an: drvlogin@deutsche-rentenversicherung.de).

Wer ist mein Ansprechpartner bei Problemen bei der Anmeldung im eLogin-System?

Bei Problemen zur Anmeldung wenden Sie sich bitte an unsere Hotline (Tel: 0931 6002-73500 oder per E-Mail an: drvlogin@deutsche-rentenversicherung.de).

Was kann ich tun, falls meine angezeigten Adressdaten nicht korrekt sind?

RV-Rechnung:
Die Anpassung der IK-Daten kann bei der ARGE-IK veranlasst werden.


BW-Rechnung:
Die Anpassung der eLogin-Daten kann per Mail an drvlogin@deutsche-rentenversicherung.de veranlasst werden.

Leitweg-ID

Was ist eine Leitweg-ID und welche Leitweg-ID muss ich angeben?

Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Adressierung der Rechnung und wird Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt.

Von wem erhalte ich die geforderte Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID muss den Rechnungsteller*innen durch den Auftraggeber bekanntgegeben werden und ist zwingend von den Rechnungssteller*innen in der Rechnung mitzugeben.

Wer kann die zu verwendenden Leitweg-IDs vergeben oder anpassen?

Die Leitweg-IDs werden durch die Auftraggeber im System hinterlegt. Anpassungen können nur von den Auftraggebern durchgeführt werden.

Sonstiges

Meine Frage konnte ich in den FAQs nicht finden, was ist zu tun?

Erstellen Sie bitte ein Störungsticket und beschreiben Sie möglichst genau Ihr Problem. Geben Sie bitte im Feld Verfahren "F.114 - eRechnung" an.

Zusatzinformationen

Support

Wenn Sie ein Problem oder eine Störung zu den Verfahren der DSRV melden möchten, können Sie dies bequem über das folgende Formular erledigen.

Für den direkten Kontakt, können Sie sich gern an unsere Hotline wenden. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag in der Zeit von 7:00 bis 18:00 Uhr.

Anschrift

Deutsche Rentenversicherung Bund
Standort Würzburg

Berner Straße 1
97084 Würzburg

Tel. 0800 1000 480 70

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