Die Abgabe einer elektronischen Sofortmeldung ist nicht möglich - Was ist zu tun?
Im Falle technischer Schwierigkeiten bei der elektronischen Übermittlung von Sofortmeldungen über Ausfüllhilfen oder zertifizierte Lohnprogramme, wird die meldende Stelle eindringlich darum gebeten, aus Datenschutzgründen davon abzusehen, personenbezogene Daten per E-Mail an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu versenden.
Ein manueller Eingriff in die Datenverarbeitung durch die DSRV ist nicht möglich. Daher können Sofortmeldungen, die per E-Mail eingehen, nicht berücksichtigt werden.
In solchen Fällen wird empfohlen, den Sachverhalt, welcher einer elektronischen Übermittlung im Wege steht, sorgfältig zu dokumentieren und die Dokumentation entsprechend aufzubewahren, um sie im Bedarfsfall bei einer Prüfung vorlegen zu können.
Ich habe eine Versicherungsnummer zurückgemeldet bekommen, inzwischen hat mir der Arbeitnehmer aber seinen Sozialversicherungsausweis mit einer anderen Nummer vorgelegt. Was ist zu tun?
Die DSRV als Datenannahmestelle kann die Sofortmeldung nicht berichtigen. Eine neue Versicherungsnummer (VSNR) wurde nur dann vergeben, wenn mit den übermittelten Angaben wie Geburtsdatum, Geburtsort, etc. keine Zuordnung erfolgen konnte. Hat der Arbeitnehmer bereits eine andere VSNR zugeteilt bekommen, lagen unterschiedliche, persönliche Angaben vor. In diesen Fällen sollte die neu vergebene VSNR durch eine Mitteilung an den für den Arbeitnehmer zuständigen Rentenversicherungsträger stillgelegt werden. Bitte legen Sie hierfür entsprechende beweisdienliche Unterlagen bei. Nur so können für den Fall einer Kontrolle alle Meldungen zu einem Versicherten zusammengefasst werden.
Welche Krankenkassennummer muss ich bei Sofortmeldungen angeben?
Es ist keine Krankenkassennummer erforderlich, da alle Sofortmeldungen an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu übermitteln sind. Die Empfängeradresse (Betriebsnummer) der DSRV lautet 66667777. Eine Übermittlung an die jeweilige Einzugsstelle (Krankenkasse) ist nicht zulässig.
Wird bei fehlerfreien Sofortmeldungen eine Bestätigung übermittelt?
Sofortmeldungen werden ab 01.01.2016 ausschließlich im eXTra – Verfahren entgegengenommen. Über den Kommunikationsserver der DSRV wird jede Sendung quittiert. E-Mail – und Postversand sind nicht mehr vorgesehen.
Ich habe die Sofortmeldung ohne Versicherungsnummer (VSNR) abgegeben. Auf welchem Weg wird mir die VSNR des Arbeitnehmers mitgeteilt?
Soweit eine VSNR eindeutig zugeordnet werden konnte oder neu vergeben werden muss, wird Ihnen über den eXTra – Server der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) die ermittelte VSNR mitgeteilt.
Kann ich Sofortmeldungen auch per E-Mail an die DSRV übersenden?
Nein. Ab 01.01.2016 können Sofortmeldungen ausschließlich über das eXTra – Verfahren abgegeben werden.
Ich habe eine größere Menge Sofortmeldungen abzugeben. Ist dies auch mittels sonstiger Datenträger (CD-Rom etc.) möglich?
Eine solche Art der Übermittlung ist vom Gesetzgeber nicht vorgesehen, Sofortmeldungen können ausschließlich auf elektronischem Weg an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) übermittelt werden. Für Sofortmeldungen können Sie i. d. R. die gleiche Software verwenden, mit der Sie schon bisher Meldungen nach der DEÜV an die Krankenkassen übermittelt haben.
Wie erfahre ich, dass meine Sofortmeldung nicht korrekt verarbeitet werden konnte?
Die Nichtannahme einer Sofortmeldung kann technische oder fachliche Fehler als Ursache haben. Im Falle einer „Ablehnung“ durch die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) erhalten Sie per E-Mail (soweit die E-Mail-Adresse bekannt ist) oder per Post über den Kommunikationsserver im eXtra - Verfahren eine entsprechende Fehlermeldung.
Beim Versand der Daten an den Arbeitgeber können folgende StatusCodes zurückgemeldet werden:
E1 (Fehlerfrei) - 000 "Erfolgreicher Endestatus"
E2 (Datensatzhinweis) - 000 "Erfolgreicher Endestatus"
E3 (Datensatzabweisung) - 000 "Erfolgreicher Endestatus"
E4 (Dateiabweisung) - 002 "Erfolgreicher Endestatus - Fehlerhafte Datei" (siehe unten stehende Gründe für eine Dateiabweisung)
E5 (VSNR-Rückmeldung) - 000 "Erfolgreicher Endestatus"
Gründe für Dateiabweisungen (technische Fehler):
Erfolgt in der Eingangsverarbeitung bei der DSRV beim Entschlüsseln des Datenpaketes ein Fehler, wird ohne weitere fachliche Prüfung der Datensätze die komplette Sendung mit Fehler E1 abgewiesen.
Erfolgt in der Eingangsverarbeitung bei der DSRV bei der Prüfung der Absenderbetriebsnummer gegen das Zertifikat ein Fehler, wird ohne weitere fachliche Prüfung der Datensätze die komplette Sendung mit Fehler E2 abgewiesen.
Erfolgt in der Eingangsverarbeitung bei der DSRV beim Entpacken des Datenpaketes ein Fehler, wird ohne weitere fachliche Prüfung der Datensätze die komplette Sendung mit Fehler E3 abgewiesen.
Wird in der Eingangsverarbeitung bei der DSRV festgestellt, dass der Vorlaufsatz (VOSZ) fehlt, wird ohne weitere fachliche Prüfung der anderen Datensätze die komplette Sendung mit Fehler E4 abgewiesen.
Wird in der Eingangsverarbeitung bei der DSRV festgestellt, dass der Datensatz Kommunikation (DSKO) fehlt, wird ohne weitere fachliche Prüfung der anderen Datensätze die komplette Sendung mit Fehler E5 abgewiesen.
Wird in der Eingangsverarbeitung bei der DSRV festgestellt, dass der Datensatz Kommunikation (DSKO) fehlerhaft ist, wird ohne weitere fachliche Prüfung der anderen Datensätze die komplette Sendung mit Fehler E6 abgewiesen.
Wird in der Eingangsverarbeitung bei der DSRV festgestellt, dass die Datensatzfelder PRODID und MODID aus dem Datensatz DSKO nicht gültig sind, wird ohne weitere fachliche Prüfung der anderen Datensätze die komplette Sendung mit Fehler E7 abgewiesen.
Die fachlichen Fehler werden mithilfe der DEÜV-Kernprüfung ermittelt, soweit keine technischen Fehler aufgetreten sind. Die DEÜV-Kernprüfung erfolgt auf Datensatzebene, indem an den fehlerhaften Datensatz die Fehlernummer mit dem dazugehörigen Fehlertext (bis max. 9 Fehler pro Datensatz) angehängt wird. Diese Fehlerrückmeldung wird ebenfalls mit dem StatusCode E1 zurückgemeldet.
Die Fehlermeldung trägt einen Fehlercode „Cxx“ oder „Exx“, wenn bereits beim E-Mail-Eingang ein Problem aufgetreten ist (falsche Dateianhänge, fehlerhaftes Betrefffeld u.ä.). Diese Fehlercodes und mögliche Lösungen sind im Anschluss aufgelistet. Über inhaltliche Fehler werden Sie ebenfalls mit einer Fehlermeldung per E-Mail informiert.
Soweit die E-Mail bei der DSRV angenommen werden konnte, wird in der folgenden Verarbeitung der Inhalt der Datenfelder überprüft. Das weitere Vorgehen ist in den FAQ "Rückmeldungen und Fehlermeldungen" erläutert.
Wie ist die Frist für die Abholung einer Rückmeldung zu Sofortmeldungen?
Die Rückmeldung zur Sofortmeldung steht dem Arbeitgeber prinzipiell 30 Tage zum Download zur Verfügung. Wird der zurückgemeldete Datensatz nicht nach 30 Tagen vom Arbeitgeber abgeholt, können die Daten weitere 30 Tage zur Abholung zur Verfügung gestellt werden. Spätestens nach insgesamt 60 Tagen werden die Daten dann allerdings auf Grund des Datenschutzes gelöscht.
Wie ist vorzugehen, falls fehlerhafte Daten in der Sofortmeldung angegeben wurden?
Im Falle einer fehlerhaften Sofortmeldung ist wie folgt vorzugehen:
- Stornierung der fehlerhaften Sofortmeldung unter Angabe der zurückgemeldeten Versicherungsnummer
- Abgabe einer erneuten Sofortmeldung mit den korrekten Daten des Arbeitnehmers ohne Versicherungsnummer
- Information an den kontoführenden Rententräger über die fehlerhaften Daten und Bitte um Stilllegung des fehlerhaften Versicherungskontos.
